Wat doet de organisatie?

Wat komt er bij kijken om een competitie als de Noordenveldcup te organiseren. Het jaar ziet er ongeveer als volgt uit:

Eind augustus is de start met het inventariseren van de deelnemende in teams – begin september vragen we bij de vereniging op welke teams er in de komende editie mee gaan doen.
Bij de gemeente wordt subsidie aangevraagd.
Op basis van de eerste inventarisatie wordt een eerste poule-indeling gemaakt en kunnen we vaststellen wat er aan zaalhuur nodig is.
In september schonen we de website op, wordt een logo voor de komende editie gemaakt en wordt er een vers draaiboek opgesteld.
Voor 1 oktober maken we de zaalhuuraanvraag bij de gemeente definitief, eerder in het jaar hebben we al een eerste inschatting gemaakt en daar uren voor aangevraagd.
In de periode hierna worden de wedstrijdschema’s in elkaar gezet en worden de poules/wedstrijden verdeeld over de zalen. Ook worden zaaldiensten aan teams toegewezen.
De begroting wordt opgesteld, het aantal uren zaalhuur is hierin erg bepalend.
In oktober wordt contact gezocht met de Krant voor een interview of een artikel over de komende editie, we werken graag en prettig samen met de Krant!
Als de schema’s compleet zijn worden deze voorbereid op de website. Zodra het kan worden deze vrijgeven en start de communicatie op de website en Facebook maar met namen ook richting de verenigingen.
We controleren de zaaltassen, regelen eventueel nieuwe ballen, hesjes, fluitjes of wat er maar nodig is.
Begin december communiceren we weer richting de verenigingen om ervoor te zorgen dat de teams zicht bewust zijn van hun speeldagen, locatie en eventuele zaaldiensten.
In november benaderen we onze sponsoren, spreken mogelijk nieuwe sponsoren en wordt er een Startadvertentie opgesteld. Deze wordt door De Krant geplaats, 1 tot 2 weken voor de start.
In december regelen we de vaantjes en de bekers en wordt er een schema opgesteld voor de begeleidingen op de zaterdagen en bij de prijsuitreikingen
Op de speeldagen begeleiden we het starten van de dagen waar dat nodig is. Een team waarvan de spelers en leiders al een paar jaar meedraaien heeft geen begeleiding nodig. een nieuw team met nieuwe leiders kan vaak wel even wat hulp gebruiken.
Op de speeldagen worden de uitslagen verzameld, verwerkt en op de site geplaatst, ook hier volgt weer wat communicatie omheen.
Op de speeldagen wordt er soms een beroep op de organisatie gedaan, waar nodig is springen we in.
Na de laatste prijsuitreikingen worden de zaaltassen en spullen weer verzameld en wordt er een eindadvertentie met een overzicht van alle winnaars opgesteld. Ook deze wordt in De Krant geplaatst.
De inkomsten en uitgaven worden op een rijtje gezet en de facturen voor de verenigingsbijdrage worden opgesteld.
We sluiten af met een evaluatie als organisatie en doen dit met een etentje en een borreltje.

Als organisatie komen 5 tot 6 keer per jaar bijeen. lopende het jaar wordt via mail en chat het nodige afgestemd en informeren wel elkaar.